Une équipe est le regroupement de plusieurs personnes de nature, d’origine et de perception différente. Conduire un tel mélange de personnalités et les amener à partager un objectif commun, témoigne l’effort considérable de gestion sociale des managers dans les structures. Vous devez veiller à la bonne ambiance et au travail collectif harmonieux de votre équipe à travers des appels vidéo hebdomadaires ou des visites sur place. Avec de bons conseils pour réaliser une bonne vidéo de communication, vous n’aurez sans doute aucun mal à discuter et échanger librement avec votre équipe, des informations sur l’évolution des tâches. Cependant, « Comment formuler des retours constructifs et faciliter un échange en douceur sans démotiver votre groupe ? » Soucieux d’augmenter votre productivité et la rendre pérenne, votre esprit ne cesse d’être turlupiné pas cette question. Mais ne vous en faites pas ! Car dans cet article, nous vous donnons toutes les méthodes pour encourager des retours et discussions pour une amélioration continue de votre entreprise.
Quels rôles jouent les retours et discussions au sein d’une entreprise ?
Dans une entreprise, les retours et discussions sont une source d’analyse, de compréhension et de méthodes pour pouvoir améliorer le processus de travail. Désignés aussi comme des feedbacks, leurs rôles sont des plus cruciaux pour le bon fonctionnement de l’entreprise.
En effet, cette approche permet de tirer des enseignements suite à un échange convivial avec le manager ou chef d’équipe. Grâce à cela, ces derniers pourront améliorer leur productivité tout en instaurant une atmosphère attendrissante au travail.
Les retours jouent le rôle d’orientation
En effet, les retours et discussions donnent de l’orientation dans les tâches à accomplir par les employés. Ils leur permettent de savoir exactement ce qu’ils doivent faire. C’est aussi un moyen par lequel les employés ont une approximation de l’évolution du travail qu’ils accomplissent.
De cette façon, ils auront une idée encore plus claire de la manière dont ils pourront optimiser leur travail pour un meilleur rendement. Il est d’ailleurs noté que 73% des employés suggèrent une spécification des objectifs au manager (Officevibe)
Les retours jouent les rôles de motivation et d’engagement
La motivation et l’engagement au sein d’un groupe accroît naturellement les capacités des participants à donner le meilleur d’eux-mêmes. Les feedbacks jouent également ce rôle d’élément moteur.
Très souvent, lorsqu’un employé reçoit des retours sur son travail, cela génère en lui un grand sentiment d’appartenance au sein de l’organisation. Ce sentiment le poussera à se donner plus que d’habitude afin de conduire cette dernière vers le sommet. Et qui dit équipe motivée, dit souvent équipe productive.
Notez qu’un feedback permet également au manager de saisir les points forts et les points faibles des membres de son équipe. Ce qui lui permet de savoir quelle tâche confiée à un employé en fonction de ses capacités. Tout cela conduit le manager et les membres de l’équipe vers une proximité qui favorise un échange instructif et une amélioration inexorable de leur qualité de travail.
Les retours accroissent la performance
Un retour peut être positif ou négatif selon le rapport du travail effectué. On a tendance à penser qu’effectuer un retour sur un rapport est synonyme de blâme ou d’appréciation. Ce qui n’est pas du tout le cas. Le retour doit guider les personnes ayant reçu un, à s’améliorer et à dépasser leurs limites.
Ainsi, un retour négatif doit permettre à l’employé de lui faire comprendre ses zones d’ombres ou points d’améliorations sans pour autant le combler de défauts ou de compliments. Et lorsqu’un retour est positif, il conduit vers une amélioration continue car les personnes se sentent à même de se surpasser pour produire un nouvel exploit.
C’est pour cette raison que les retours et discussions doivent surtout être une occasion de faire monter les compétences des participants. Un moment de partage et de compréhension sans gêne aucune. Pas pour seulement atteindre une meilleure performance mais aussi pour la reproduire et donc la rende pérenne.
Quelles sont les méthodes pour encourager les retours et discussions pour une amélioration continue ?
Comme vous l’aurez compris, le manager est celui qui veille au moral et à la bonne cohésion de travail de leur équipe au sein d’une entreprise. Il doit les encourager par des retours constructifs et mener une discussion instructive pour une performance durable et de qualité de la structure.
Pour cela, il faut des stratégies et méthodes pour y arriver. Mais avant de les entamer, certains points essentiels doivent être faits par le manager avant de procéder par une méthodologie. Il s’agit de la définition de l’objectif (objet de l’analyse), l’établissement du contexte du projet (est-ce un nouveau projet ou récurrent ?) et la précision des éléments relatifs au projet (la date de démarrage, ressources humaines et financières). Des questions qui guideront votre manière d’effectuer des retours pour un bon engagement des membres de votre équipe.
La méthode des 3 « C »
Court, concret et constructif sont les règles pour un retour efficace. En effet, à partir de la collecte des informations que doit effectuer le manager, il se doit d’être le plus bref et précis possible afin de faciliter la compréhension du message à communiquer à l’employé.
L’identification des personnes que vous souhaitez interroger est un pas important pour offrir un retour constructif. Souhaitez-vous recueillir des informations en individuel ou en collectif ? En réunion ou bien par formulaire en ligne ? Une chose est sûre, c’est qu’elle peut se faire de plusieurs manières ! Tout le choix vous appartient.
Evitez d’être subjectif et enjôleur. Restez constructif et parler avec douceur sans se montrer blessant dans vos propos. Car cela entraîne une instauration d’environnement favorable à la compréhension mutuelle et surtout au renforcement de confiance. Vos collaborateurs se sentiront libres de s’exprimer et auront un sentiment de considération.
La méthode des outils et boîtes à suggestion
Vous encouragerez un retour de qualité si vous employez des outils et des boîtes à suggestions. C’est une méthode qui consiste en l’utilisation d’un logiciel pour recueillir les retours. Il s’agit d’une version informatisée de collecte d’informations sur un sujet particulier qui est de plus en plus utilisée par les entreprises en raison de son efficacité.
Premièrement, avec cet outil, vous pouvez être sûr de recueillir des avis honnêtes et véridiques sur un sujet donné. Un outil qui favorise l’entame d’une discussion qui n’aurait probablement pas eu lieu si c’était au cours d’une réunion présentielle ou une communication orale. Pratique et simple à la fois, il permet à vos employés de converser et d’exprimer librement leurs pensées sans être obligés de se déplacer.
Deuxièmement, il assure une certaine discrétion, ce qui démontre plus son efficacité. Effectivement, avec l’option anonymat inséré dans le logiciel, vos employés sont certains de manifester leurs véritables impressions sans gêne. Plus encore, vous pouvez leur donner également vos impressions et consulter à n’importe quel moment l’adhésion de vos collaborateurs. D’ailleurs, ce sera un excellent moyen pour vous, de leur montrer l’exemple.
Et pour finir, couplé cet outil avec une boîte à suggestion, maximise la qualité des retours que vous pouvez obtenir. En effet, les boîtes à suggestion sont déjà des méthodes classiques employées par les entreprises pour obtenir des retours sans jugement autour d’un sujet spécifique. Ajouter en plus l’outil de sondages d’avis, vous êtes certains de multiplier la qualité des feedbacks.
Cette méthode facilite un bon échange autour d’un sujet donné sans affecter la cohésion et l’esprit d’équipe de vos collaborateurs.
La méthode inclusive et respectueuse des discussions
Cette méthode est celle que vous utilisez si vous optez pour une réunion présentielle ou en ligne. Quoiqu’il en soit, elle fait appel activement à la participation de vos collaborateurs.
Au cours du déroulement, plusieurs personnalités s’entremêlent. Celles qui sont plus ouvertes et extraverties et celles qui sont plutôt réservées. En tant que manager vous devez amener toutes les personnalités à s’exprimer librement. Car même si d’autres peuvent se montrer enthousiastes et à l’aise lors de l’échange, d’autres peuvent se montrer réticents. Vous pouvez rétablir les choses sans vous montrer blessant envers ces derniers.
Cette méthode vous permet de ressortir toutes les idées enfouies chez vos collaborateurs. Ce qui est gage d’une atmosphère conciliante et propice pour une amélioration continue.
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